Wat komt er kijken bij een professionele omroeporganisatie?

Onder het vergrootglas ziet iedere omroep er anders uit. Maar voor succes hebben ze allemaal hetzelfde nodig: een goede mix van mensen en functies in een heldere organisatiestructuur. Hoe ziet zo’n structuur eruit? Hoe bouw je zoiets op? En welke ingrediënten kan jouw omroep beslist niet missen? Lees erover op deze inspiratiepagina en bekijk tips van collega’s.

Waar sta ik?

Professionele organisaties kunnen simpelweg niet zonder een heldere structuur. Dat geldt uiteraard voor alle lokale omroepen met ambities. Van boven in de top tot op de werkvloer (en omgekeerd) zorgt structuur ervoor dat iedereen weet waar hij of zij staat, en hoe het bij de omroep zit met functies en verantwoordelijkheden.

NB: Met organisatiestructuur bedoelen we nadrukkelijk iets anders dan organisatievorm. Daarover lees je alles op de pagina nlpo.nl/goedbestuur.

Bij organisatiestructuur draait het in de kern om de personele inrichting. Anders gezegd: hoe ziet het organogram van de organisatie eruit? Hoe lopen de hiërarchische lijnen? Wat is de structuur van het management? Wie heeft welke rol? Welke beslissingsbevoegdheden horen daar bij? En hoe is de rest van de omroep georganiseerd? De organisatiestructuur omvat de hele puzzel.

Modelplannen

Om omroepen op weg te helpen ontwikkelde de NLPO enkele modeldocumenten, die inzicht geven in wat er bij het opzetten van een organisatie komt kijken. Een voorbeeld is het model bedrijfsplan en in het bijzonder het onderdeel over personeel en organisatie. Je vindt daarin de zaken terug die bij de oprichting van een omroep of fusies tot (streek)omroepen een rol moeten spelen.

Belangrijke ingrediënten vind je ook in het meerjarenbeleidsplan, dat één keer per vijf jaar wordt geactualiseerd en vastgesteld. Ook daarvoor heeft de NLPO een handig voorbeeld beschikbaar.

Bij het opzetten van een organisatiestructuur zijn er bepaalde facetten die aparte aandacht verdienen. We noemen er vier.

1. Functioneringsgesprekken

Een professionaliseringsslag betekent in de regel dat de omroep beschikt over een betaalde staf. Dat brengt verplichtingen met zich mee, zoals het voeren van functioneringsgesprekken over zaken die alle zaken die het functioneren bepalen. Zitten de collega’s op hun plek, kunnen zij daar goed uit de voeten, of is er hulp nodig (bijvoorbeeld in de vorm van een opleiding)?

Niet iedere omroep is in staat dit soort gesprekken zelfstandig te voeren omdat de capaciteit en tijd daarvoor simpelweg ontbreekt. Dan kan het inhuren van een HR-professional uitkomst bieden.

Niet alleen met betaalde krachten worden gesprekken over het functioneren gevoerd. Het is volgens de NLPO verstandig dat ook regelmatig met de vrijwilligers te doen als onderdeel van het vrijwilligersbeleid. Meer daarover in dit modeldocument vrijwilligersbeleid.

Ook bij Omroep Venlo bestaat een systeem van functioneringsgesprekken. Dat is belangrijk, maar tegelijkertijd moet je het als klein mediabedrijf niet overdreven ingewikkeld maken, vertelt directeur Evert Cuijpers.

2. Beloningen

In een professionele organisatie kunnen geen misverstanden bestaan over beloningen. Die worden zorgvuldig vastgelegd om willekeur tegen te gaan, maar ook als instrument om ervoor te zorgen dat de omroep een aantrekkelijke en concurrerende werkgever is voor nieuwe mediatalenten.

Dat laatste is best lastig, gezien de aantrekkingskracht van regionale en landelijke omroepen. Concurreren met de arbeidsvoorwaarden uit de Omroep CAO is voor de meeste lokale omroepen niet haalbaar. Toch adviseert de NLPO de omroepen hier wel naar te streven om zo zoveel mogelijk talent te kunnen aantrekken. Ook is het verstandig een goed pensioen voor werknemers af te sluiten.

Om omroepen te helpen is door de NLPO een informatiepakket samengesteld, met daarin o.a. richtlijnen voor beloningen bij lokale omroepen, een model personeelsgids en de laatste versie van de Omroep CAO. Dit pakket is binnenkort opvraagbaar bij het Kenniscentrum van de NLPO. 

3. Hoofdredacteur/directeur

Cruciaal voor het functioneren van de omroep is de manier waarop de functies van hoofdredacteur en directeur worden ingevuld. Vanwege een doorgaans smalle beurs is een combinatie van die twee belangrijke posities begrijpelijk, maar niet aan te bevelen. De directeur is verantwoordelijk voor o.a. de strategie, de operatie en de financiën, terwijl de hoofdredacteur de inhoud en journalistieke richting bewaakt. Als die taken worden gemengd in één persoon kan er een conflict ontstaan tussen commerciële belangen en de journalistieke integriteit. De NLPO adviseert de functies te scheiden, ook omdat de betrokkenen hierdoor op hun eigen terrein sneller specialistische vaardigheden kunnen ontwikkelen.

Omroep Venlo heeft enige tijd geleden bewust gekozen voor een aparte hoofdredacteur. Directeur Evert Cuijpers vertelt waarom de omroep die stap genomen heeft.

4. Interne communicatie

Minstens zo belangrijk voor de slagkracht van de omroep is de manier waarop binnen de organisatiestructuur de communicatiestromen zijn vormgegeven. Hoe voeren de verschillende groepen, afdelingen en lagen overleg met elkaar? Kent, herkent én erkent iedereen de gekozen werkwijze van de omroep en – in het verlengde daarvan – de bedrijfscultuur?

Is het bij een omroep helder geregeld en is de structuur met zorg opgebouwd, dan is de organisatie klaar voor de toekomst en kan het iedere verandering aan; bijvoorbeeld bij de transitie van een omroep met (overwegend) vrijwilligers naar een organisatie met een (deels) betaalde staf.

Tijdens het opbouwen van een professionele omroeporganisatie ontstaan vanzelf meer overlegmomenten. In dat opzicht brengt groei veel veranderingen rond het intern overleg met zich mee. Zakelijk leider Sjaak van den Berg van BO vertelt er meer over.

Meer weten?

Voor meer informatie kun je op verschillende plekken terecht. Zoals bij Omroep Venlo en Omroep BO die op deze pagina hun ervaringen deelden. Zij vertellen graag over de stappen zij hebben gezet. Alle belangrijke voorbeelddocumenten vind je in het Kenniscentrum van de NLPO. Je kunt ook telefonisch bij de NLPO terecht voor informatie. De NLPO helpt omroepen die via professionalisering de slagkracht van hun organisatie verbeteren, o.a. met trainingen en ondersteuning door onze kwartiermakers.

Contact

De NLPO is tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar op nummer 035-8200383 en per mail via info@nlpo.nl.