Werken met vrijwilligers: tips voor een perfecte mix
Professionalisering van de lokale omroep kan voor sommige vrijwilligers van het eerste uur aanvoelen alsof zij het eerder niet goed hebben gedaan. Terwijl juist zij de omroep hebben opgebouwd. Hoe zorg je ervoor dat zij binnen jouw vernieuwde organisatie een volwaardige plek krijgen? Op deze pagina handige tips en de ervaringen van collega’s.
Handboek
Dat door groei spanningen ontstaan is logisch. Het is zaak om gelijke kansen en gelijke behandeling van iedereen goed te managen. Dat begint bij het kernachtig definiëren van hoe jouw organisatie eruitziet. Dat doe je in een handboek, waarin de organisatiestructuur, alle vormen van overleg en de werkzaamheden zijn beschreven. De NLPO heeft een model handboek samengesteld, dat voor iedere lokale omroep als basis kan worden gebruikt.
“Vrijwilligers zijn voor onze omroep ontzettend belangrijk omdat ze eigenlijk een brug slaan tussen de Haagse samenleving en ons als lokale publieke omroep.”
Vrijwillige inzet
In het genoemde handboek wordt ook de positie en rol van de vrijwilligers beschreven en nader uitgewerkt. Alle kennis hierover is door de NLPO verzameld in het handboek vrijwillige inzet. Het is een aanvulling op het handboek en helpt lokale omroepbestuurders bij het bouwen van een organisatie, waarin zowel vrijwilligers als betaalde krachten actief zijn.
Bij Den Haag FM blijven vrijwilligers ook in de toekomst het fundament onder een belangrijk deel van de programmering. Zakelijk leider Pelle Matla legt uit dat goede afspraken over de vrijwillige inzet daarom logisch waren.
Streekomroep WEEFF heeft er doelbewust voor gekozen om de 80 vrijwilligers intensief bij het omroepbeleid en de inhoudelijke koers te betrekken, vertelt hoofdredacteur Erik Bout.
Redactiestatuut
Een belangrijk document bij volwaardige omroepen is het redactiestatuut, waarin staat hoe de inhoud tot stand komt (onafhankelijk en zonder commerciële of politieke invloeden), aan wie de programmamedewerkers (vrijwillig en betaald) verantwoording afleggen en hoe dat procedureel is geregeld.
Het model kan worden aangepast naar de wensen van de omroep, zolang het de journalistieke onafhankelijkheid maar blijft waarborgen.
“Onze niet betaalde medewerkers hebben ook een positie binnen de redactieraad waarin gevraagd, danwel ongevraagd advies kunnen geven aan het bestuur en de hoofdredactie.”
Erik Bout vertelt over de meerwaarde van het statuut bij WEEFF.
Vaste afspraken
Collega’s in vaste dienst werken op basis van een arbeidsovereenkomst. Hoe die eruit kan zien zie je in deze model arbeidsovereenkomsten in het NLPO-kenniscentrum. En ook voor omroepen die met freelancers werken is er een model-opdrachtovereenkomst beschikbaar. Met vrijwilligers worden andersoortige afspraken gemaakt. Bekijk daarvoor het Model medewerkersovereenkomst op dezelfde Kenniscentrum-pagina.
Lokale verbinding
Kleine redacties vergroten hun slagkracht door in te spelen op de verschillende interesses van medewerkers. Probeer waar mogelijk de belangrijkste aandachtsgebieden en nieuwsbronnen te verdelen. Medewerkers die zich specifiek richten op bijvoorbeeld politiek, sport of cultuur worden op hun terrein sneller deskundig en bouwen een waardevol netwerk op. Via hen komt de redactie relevant nieuws eerder op het spoor en kunnen keuzes worden gemaakt. Een fijnmazig bronnenbestand is ook belangrijk. Zorg voor een actuele lijst van contactpersonen bij relevante organisaties. Denk ook aan het inzetten van burgercorrespondenten en vaste tipgevers om het lokale netwerk verder te verstevigen.
Het Westfriese WEEFF vulde het model medewerkersovereenkomst aan met extra rechten en plichten voor zowel de vrijwilligers als de omroep, vertelt hoofdredacteur Erik Bout.
Vrijwilligerscoördinator
Een goede manier om vrijwilligersbeleid vorm te geven en te bewaken is het aanwijzen van een aparte vrijwilligerscoördinator. Hij of zij is dan het vaste aanspreekpunt voor iedereen die zich onbetaald voor de omroep wil inzetten.
Zakelijk leider Pelle Matla van Den Haag FM coördineert bij deze omroep de inzet van vrijwilligers. Daar besteedt hij ongeveer een dag per week aan.
Protocol ongewenst gedrag
Goed personeelsbeleid, ook als het om vrijwilligers gaat, is een vereiste voor professionele omroeporganisaties. In de media zijn recent afspraken gemaakt over wat wordt verstaan onder ‘gewenst gedrag’ rond sociale veiligheid, en wat er moet gebeuren als zich rond dat thema problemen voordoen. De NLPO heeft externe vertrouwenspersonen aangesteld, die door omroepbestuurders, medewerker en bezoekers van een omroep gratis kunnen worden geraadpleegd. Alles over dit onderwerp, inclusief een informatiepakket ongewenst gedrag, vind je hier.
Meer weten?
Voor meer informatie kun je op verschillende plekken terecht. Zoals bij de omroepen die op deze pagina hun ervaringen deelden. WEEFF en Den Haag FM vertellen graag over de stappen zij hebben gezet. Ook in het handboek goed bestuur is meer te lezen over de rol van het bestuur ten opzichte van de vrijwillige en betaalde medewerker.
Belangrijke voorbeelddocumenten vind je in het Kenniscentrum en nlpo.nl/vrijwilligers.
Bekijk ook de video die OOG op de Dag van de Vrijwilliger maakte over de manier waarom de omroep zelf omgaat met vrijwilligers. En lees dit artikel over de Lokale Omroep Zeewolde die eind 2023 als eerste lokale omroep het Keurmerk Vrijwillige Inzet kreeg.
Je kunt ook telefonisch bij de NLPO terecht voor informatie over de opleiding module managen en waarderen van medewerkers. Let op: aan deze opleiding zijn kosten verbonden.
Contact
De NLPO is tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar op nummer 035-8200383 en per mail via info@nlpo.nl.
